Fatturazione elettronica: tutto quello che c’è da sapere sulle spese carburante

La digitalizzazione dei servizi ha portato diverse novità nella gestione delle spese aziendali e della contabilizzazione, con l’introduzione della nuova fatturazione elettronica.

In particolare, le imprese devono fare i conti con l’organizzazione delle ricevute fiscali digitali in merito alle spese di carburante, uno dei costi principali che le aziende devono sostenere e rendicontare.

Come funziona la fatturazione elettronica per le spese di carburante

Dal primo gennaio 2019 è obbligatorio il rilascio della fattura elettronica per i rifornimenti di carburante, una misura che di fatto ha sancito l’abbandono delle vecchie schede carburante per i veicoli aziendali. Prima si procedeva a fornire il documento cartaceo
al distributore, farvi apporre il timbro e contabilizzare la spesa, per poi richiedere le eventuali detrazioni previste dalle normative di legge.

Oggi, invece, ad ogni rifornimento di carburante per una vettura aziendale deve essere creata una fattura in formato elettronico da parte della stazione di rifornimento. Ciò costringe a saldare quanto dovuto utilizzando non più i contanti, ma sistemi di pagamento tracciabili come le carte prepagate. L’unica eccezione, rispetto alla fatturazione singola dei rifornimenti, sono le convenzioni per chi si rivolge sempre allo stesso distributore. In questo caso, è possibile ricevere una fattura mensile, purché vengano indicati tutti i vari approvvigionamenti di carburante effettuati nel periodo.

Dopodiché, bisogna anche collegare i rifornimenti alla targa del veicolo aziendale: in questo modo, tutte le operazioni diventano completamente tracciabili. Si tratta in pratica di un sistema che include:

•  Fatturazione elettronica;
•  Indicazione della targa;
•  Pagamento tracciabile.

Veicoli aziendali: come gestire i pagamenti delle spese per i carburanti?

Come abbiamo visto, le aziende che dispongono di vetture aziendali devono necessariamente gestire le fatture elettroniche per il carburante, un’attività che richiede l’utilizzo di sistemi di pagamento smart. Una soluzione efficiente sono le carte prepagate Soldo Drive, strumenti evoluti di ultima generazione con i quali semplificare la contabilizzazione delle fatture elettroniche, per organizzare in maniera veloce e affidabile la rendicontazione delle ricevute digitali emesse dal benzinaio.

Con le carte Soldo Drive è possibile scegliere dove fare rifornimento, rivolgendosi allo stesso distributore oppure a stazioni differenti, in base alle necessità di mobilità della propria attività aziendale. Dopo il pagamento, che viene eseguito con le carte prepagate per garantire la completa tracciabilità delle transazioni, è possibile ottenere la fattura elettronica.

In questo modo, si possono gestire in modo efficiente tutte le ricevute digitali, scegliendo la soluzione migliore in base alle proprie esigenze.

Ad esempio, si possono caricare le fatture elettroniche all’interno della piattaforma web Soldo, lavorando anche diversi documenti nello stesso momento per velocizzare l’operazione di contabilizzazione. Allo stesso tempo, è possibile gestire le fatture ricevendole al proprio indirizzo PEC, oppure farle recapitare sull’indirizzo di posta elettronica certificata di Soldo, optando per l’opzione più conveniente per la propria azienda. Un aspetto importante è la possibilità di tracciare ogni rifornimento, collegando i pagamenti con le rispettive fatture elettroniche, per una contabilizzazione rapida e semplice.

I vantaggi di un sistema di pagamento smart per le spese di carburante

Con sistemi di pagamento evoluti come quello proposto da Soldo è possibile personalizzare l’organizzazione dei pagamenti per le spese di carburante dei veicoli aziendali, scegliendo come gestire ogni operazione a seconda delle proprie necessità imprenditoriali.

In particolare, fatture digitali e pagamenti sono sempre disponibili, consultabili dalla piattaforma web o tramite l’app per i dispositivi mobili. Ciò consente un maggiore controllo non solo nella fase di fatturazione, ma anche nella rendicontazione delle spese dei vari dipendenti e nella contabilizzazione, con un risparmio di costi e tempo per lo svolgimento delle attività burocratiche e amministrative.

Inoltre, è possibile ottimizzare la richiesta delle detrazioni previste dalle normative di legge, poiché è indispensabile non solo usare un mezzo di pagamento tracciabile (come le carte prepagate), ma anche adoperare un sistema di contabilizzazione delle spese per il carburante efficiente. In questo modo, si possono richiedere tutte le detrazioni esistenti, da quella dell’IVA alla deducibilità dei costi, evitando un aggravio delle spese aziendali e scongiurando la perdita dei vantaggi messi a disposizione delle imprese e dei titolari di partita IVA.