Documenti digitali: cosa sono e perché sono importanti

Sarà che siamo meno sordi ai richiami della nostra eco-coscienza, sarà che non siamo più disposti a sprecare tempo in operazioni manuali e ripetitive, o magari sarà anche che oggi le soluzioni tecnologiche sono davvero alla portata di tutti. Potrebbe anche essere per tutto questo messo insieme, eppure la digitalizzazione di documenti e l’adozione delle firme elettroniche hanno radicalmente mutato le abitudini degli utenti e l’organizzazione delle aziende.

Digitalizzazione documentale, la nuova frontiera

Che si tratti di fatturazione elettronica o di DDT (le vecchie bolle di consegna, qualcuno le ricorderà) o di contratti da firmare a distanza, vi sono ormai soluzioni digitali che permettono alle aziende di gestire in modo più efficiente i propri documenti, riducendo i costi associati alla gestione cartacea e migliorando l’accessibilità delle informazioni.

Realtà come, ad esempio, Edok hanno giocato un ruolo fondamentale nello sviluppo di soluzioni avanzate per la firma digitale e la gestione sicura dei documenti elettronici.

La transizione non è stata certo facile ma, ormai, nessuno intende rinunciare ai benefici derivanti da questa autentica rivoluzione. Nuove soluzioni sono sempre in arrivo e, per esserne informati basta solamente tenere d’occhio il web: tra webinar, eventi e blog è davvero difficile rimanere all’oscuro delle novità che possono semplificare la vita delle imprese e degli utenti.

Firme elettroniche, l’innovazione rivoluzionaria

Il risultato complessivo è notevole: il consumo di carta è decisamente diminuito e l’efficienza complessiva delle organizzazioni aziendali è nettamente migliorata, dall’accesso alle informazioni alla tracciabilità di ogni singola operazione. Tradotto in pratica, significa un balzo in avanti in termini di competitività e flessibilità.

Settori come la logistica, il commercio, i servizi finanziari e persino la pubblica amministrazione – per definizione la più restia ad abbracciare i cambiamenti – hanno accolto senza riserve queste nuove procedure, con un gran vantaggio per l’efficienza operativa e la precisione delle transazioni. E la chiave di volta di questa trasformazione radicale è rappresentata dalle firme digitali. Vere e proprie best practice per la sicurezza giuridica e l’autenticazione avanzata, garantiscono l’integrità e la validità dei documenti digitali, permettendo alle organizzazioni di conformarsi ai requisiti normativi, rafforzando la sicurezza dei dati sensibili.

Archiviazione, il nuovo paradigma

Anche lo stesso concetto di archiviazione ha cambiato pelle: grazie alla digitalizzazione dei documenti, la conservazione a lungo termine non deve più fare i conti con inchiostri sbiaditi e con enormi spazi fisici per raccogliere faldoni e cartelle. Già utilizzare hard disk portatili e, prima ancora, floppy disk o i già più evoluti CD, era stato considerato come un miracolo della tecnologia. Ma è niente, in confronto al prodigio rappresentato dal cloud.

Condividere dati e consultare documenti in tempo reale, anche per chi lavora da remoto, non è più un problema e trasparenza ed accessibilità, certamente, sono i primi aspetti a guadagnare da questa trasformazione. Di conseguenza, l’intero sistema viaggia ad una velocità impensabile soltanto qualche anno fa.

E pensare che soluzioni come l’arrivo del fax era stato salutato come una rivoluzione copernicana!