Digitalizzazione archivi aziendali: i vantaggi per le imprese

La digitalizzazione degli archivi aziendali è necessaria per le aziende e chi non la fa resta indietro. Il servizio di deposito e digitalizzazione documenti di SGA Srl Servizi Gestione Archivi è solo un esempio di come le aziende possono contare sul supporto informatico per migliorare i servizi ai clienti finali e aumentare il fatturato. Come funziona la digitalizzazione degli archivi aziendali e a cosa serve davvero? Quanto tempo ci vuole e quali sono i costi? Ecco i vantaggi per le imprese.

Digitalizzazione archivi aziendali, perché passare al cloud?

Anche se partner commerciali di grandi dimensioni scelgono di digitalizzare il proprio archivio per offrire un servizio migliore a terzi, le piccole e medie imprese devono fare i conti con i dubbi. Molti si chiedono se digitalizzare sia davvero la scelta giusta e se la spesa vale l’impresa. In realtà, i vantaggi sono immediati e rendono valido qualsiasi investimento, fosse anche per il ritorno dell’investimento in pochissimo tempo.

I vantaggi più evidenti sono pratici. Non serve tutta quella carta da stampare alle riunioni, si trovano i documenti non appena vengono richiesti dagli enti controllori, si partecipa in tempo reale a bandi per finanziamenti per le imprese, ecc.

Passare alla digitalizzazione dei propri archivi in azienda conviene anche per verificare il corretto svolgimento dei compiti all’interno dell’ambiente di lavoro. Lo fanno già le web agency e le start up per vocazione: possono farlo anche le piccole imprese con almeno dieci dipendenti. Così il lavoro si ottimizza senza perdere tempo in riunioni e si verifica davvero chi ha svolto cosa, se è in ritardo o se c’è un permesso.

Poi la digitalizzazione è un paracadute per le cause legali. La privacy è tutto e le normative sono diventate più stringenti. Non si rischia solo una multa. Chiunque entri in contatto con l’azienda come fornitore, cliente o semplice potenziale partner commerciale può chiedere la rimozione dei propri dati e l’azienda deve essere in grado di agire in tempo reale per evitare cause legali e risarcimenti con almeno quattro zeri.

La scelta non è quindi se passare alla digitalizzazione o no, quanto quando passare a questa nuova fase dell’industria italiana. Infatti, si può scegliere se passare a questa fase con calma e nei tempi previsti, oppure fare tutto di fretta perché si interviene quando c’è già una denuncia o un accertamento in corso…

Un altro elemento che ha dato la spinta decisiva in tal senso è l’Agenzia delle Entrate. L’obbligo di fatturazione elettronica ha coinvolto tutte le realtà aziendali e recentemente è scattato anche l’obbligo per le partite Iva e gli autonomi. Anche per loro, quindi, arriverà il momento di digitalizzare le fatture.

Quanto tempo è necessario per procedere alla digitalizzazione degli archivi? Per rispondere a questa domanda si dovrebbe sapere in anticipo quanti documenti si devono digitalizzare. Molto dipende dal tipo di azienda e dagli oneri che ha con la Pubblica Amministrazione. Un negozio fa gran parte del lavoro con la cassa fiscale, anche questa approvata di recente, ma deve digitalizzare bolle e documenti dei fornitori.

Un’azienda di medie dimensioni, che è in attività da dieci anni e che lavora nell’edilizia probabilmente avrà bisogno di più tempo per digitalizzare fatture, documenti contabili, permessi, inizio e fine lavori, progetti, dati clienti, ecc.

Quali sono i costi dell’operazione? La digitalizzazione per gli archivi aziendali non avviene a peso, o in base a quanti documenti si devono passare dal cartaceo al cloud. I costi dipendono anche dalle esigenze normative e pratiche dell’attività. In più, l’archivio deve essere consultabile solo dagli addetti ai lavori, quindi deve essere a prova di hacker…

Digitalizzazione archivi aziendali, a chi rivolgersi

Per avere ben chiari i costi, le modalità di intervento e come ottenere una digitalizzazione dei documenti fiscali aziendali per la propria attività ci si può rivolgere alla SGA Srl Servizi Gestione Archivi. L’azienda si occupa della conservazione fisica e della digitalizzazione degli archivi cartacei per renderli disponibili al cliente in linea con le normative europee GDPR e per ottenere tutto quello che serve online per mettere in regola la realtà aziendale.

I servizi permettono ai dipendenti di organizzare il lavoro, verificare la documentazione, gestire le pratiche più comuni. Per l’imprenditore, invece, i sistemi permettono di tenere tutto sotto controllo e di approfittare delle opportunità del mercato con gli strumenti informatici migliori. Così si potrà ottenere una soluzione valida, per un costante aggiornamento anche in base alla tecnologia che avanza. Il sistema permetterà di aggiungere in autonomia nuovi dati in base alle necessità.