Archivio cartaceo vs deserto digitale: perché la conservazione fisica dei documenti è ancora una scelta valida

Oggigiorno, siamo soverchiati da un’inarrestabile e pervasiva digitalizzazione nell’ambito dell’archiviazione documenti. Ciò fa emergere un paradosso significativo riguardante la sostenibilità e soprattutto l’affidabilità delle informazioni digitali. Non a caso, la proliferazione delle tecnologie digitali ha generato una falsa percezione di sicurezza e accessibilità, che purtroppo è contraddetta dalla realtà del cosiddetto “deserto digitale”.

Si tratta di una metafora utilizzata dagli esperti per descrivere un panorama informatico in cui la vulnerabilità intrinseca dei dati digitali — dovuta a fattori quali l’obsolescenza delle tecnologie, la perdita di supporti fisici e i rischi associati alla cybersicurezza — può condurre a una perdita incommensurabile di informazioni essenziali. Pertanto, si delinea la necessità di rivalutare il valore intrinseco dell’archiviazione documenti cartacei, soprattutto nel lungo periodo, come una risorsa in grado di offrire delle garanzie di accessibilità e di tracciabilità superiori rispetto alle sue controparti digitali.

Archiviazione documenti cartacei: una cassaforte di informazioni

Un archivio cartaceo, se adeguatamente gestito e protetto, rappresenta un bastione contro le insidie del degrado tecnologico e della volatilità dei supporti digitali. La tangibilità del documento cartaceo, unita a strategie di conservazione consapevoli e a pratiche archivistiche rigorose, assicura non solo la preservazione della documentazione nel tempo, ma anche una fruibilità immediata e una resistenza alle fluttuazioni delle tecnologie emergenti.

In questo ambito, SGA Srl si distingue per l’offerta di soluzioni di archiviazione fisica che non solo rispettano le normative vigenti, ma garantiscono anche un alto grado di sicurezza e di estrema durabilità. L’approccio proattivo di SGA Srl nella creazione di archivi fisici strutturati rappresenta dunque un’opzione valida ma soprattutto strategica per le organizzazioni che desiderano salvaguardare il proprio patrimonio informativo nel tempo, mitigando i rischi associati alla dipendenza da sistemi digitali instabili.

Spesso si parla di “deserto digitale” per intendere la situazione in cui dei dati, sebbene potenzialmente disponibili, risultano inaccessibili oppure obsoleti a causa di pratiche archivistiche inadeguate e, oltremodo, per la rapida evoluzione delle tecnologie informatiche. La transitorietà dei supporti digitali e la loro vulnerabilità ai fenomeni quali la deperibilità fisica e la mancanza di compatibilità con le nuove tecnologie, anche in relazione al principio dell’obsolescenza programmata, contribuiscono a creare un ambiente archivistico caratterizzato da una precarietà correlata.

Nondimeno, la scarsa accessibilità futura dei dati archiviati  ribalta la sostenibilità delle strategie di archiviazione. La dipendenza da tecnologie obsolete amplifica la problematica, poiché il continuo progresso tecnologico genera un divario tra i formati di dati esistenti e le applicazioni moderne capaci di interpretarli. Così facendo, si ostacola l’accesso alle informazioni e si pongono degli interrogativi sulla loro preservazione a lungo termine. Per contrastare il fenomeno aziende come SGA Srl offrono delle soluzioni mirate di archiviazione fisica, le quali si distinguono per essere a norma, sicure e opportunamente durature.

Servizi di supporto per l’archiviazione documentale: un partner affidabile e a passo con i tempi

Le aziende operanti nel settore della gestione documentale, come SGA Srl, si avvalgono di metodologie e tecnologie avanzate per fornire soluzioni creative di archiviazione fisica dei documenti che siano in grado di soddisfare in toto le normative vigenti, e altresì vengono progettate per garantire la sicurezza e la longevità del patrimonio informativo. La conformità legislativa rappresenta un aspetto determinante nell’ambito della gestione documentale, in quanto le organizzazioni sono tenute a rispettare una pluralità di requisiti normativi che regolano la conservazione e la protezione dei dati.

Purtroppo però, la maggior parte degli studi professionali non possiede dei locali idonei alla conservazione dei documenti. Tuttavia, affidandosi ad aziende quali SGA Srl i professionisti permettono a chiunque – azienda e professionista – di avere al loro fianco un partner che adotta un approccio sistemico, integrando pratiche archivistiche destinate a rispondere alle esigenze specifiche dei clienti. E questo assicura che i processi di archiviazione siano allineati con le disposizioni legali e normative.

In aggiunta alla conformità normativa, la sicurezza delle informazioni archiviate è di primaria importanza per prevenire accessi non autorizzati e garantire l’integrità dei documenti. Le soluzioni proposte da SGA Srl sono caratterizzate da sistemi di protezione avanzati, che includono misure fisiche e digitali atte a salvaguardare il patrimonio dei documenti di una società.

E il fattore della durabilità incide proprio su questo punto. Pertanto vengono implementate delle soluzioni di archiviazione che contemplano l’adozione di materiali e tecniche costruttive volte ad assicurare una conservazione prolungata nel tempo, preservando la qualità e la fruibilità dei documenti. In questo contesto, le strategie archivistiche sostenibili e resilienti si dimostrano valevoli nel supportare la continuità operativa nel lungo termine.